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Anforderungen an eine gute Personalplanungssoftware

 

© Robert Kneschke - Fotolia.comSituationen wie diese kennt jeder Personalplaner: Ein Mitarbeiter meldet sich kurzfristig krank und muss umgehend ersetzt werden. Die Herausforderung besteht nun darin eine angemessene Vertretung zu finden, die über alle erforderlichen Qualifikationen verfügt und rasch einspringen kann. Ebenso wie bei der Vetretungsplanung müssen auch bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen viele Fakten und Grundlagen beachtet werden. An eine gute Planungssoftware werden demnach hohe Anforderungen gestellt.

Effiziente Mitarbeiterplanung - ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg

Die Ziele personeller Einsatzplanung in einem Unternehmen sind vielfältig. Als wichtigster Bestandteil der Unternehmensplanung ermöglicht der effiziente Einsatz des Personals den Erhalt und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Bei dieser Aufgabenstellung kommt es entscheidend auf eine optimale Verteilung der vorhandenen Mitarbeiter an. Wirtschaftliche Interessen müssen dabei ebenso berücksichtigt werden wie die Einsatzmöglichkeiten der Angestellten. Effizienz und Produktivität der unterschiedlichen Abteilungen hängen zu einem Großteil von einer systematischen Planung ab. Fachleuten zufolge besteht die wichtigste Zielsetzung einer funktionierenden Planung in der Erfassung des personellen Zustands und dem Erreichen eines idealen Soll-Zustands. Dies kann nur durch eine fortlaufende Optimierung im Planungsbereich geschehen.

Innovative Softwaresysteme zur Unterstützung im Planungsbereich

Die Bearbeitung komplexer Themen erfordert geeignete Werkzeuge wie eine gute Planungssoftware, mit der sich die unterschiedlichen Teilbereiche der personellen Planung effizient realisieren lassen. Anhand der Personalbestandsplanung wird demnach zunächst der aktuelle Ist-Zustand eines Unternehmen auf Personal-Ebene ermittelt. Dadurch kann das Stammpersonal gemäß den wirtschaftlichen Interessen an den notwendigen Stellen eingesetzt werden. Die Mitarbeiter-Ressourcen müssen dabei sorgfältig geplant und richtig gebündelt werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf im Unternehmen zu gewährleisten. Um die Zuordnung von Mitarbeitern gemäß ihrer Leistungsfähigkeit und Qualifikation zu erleichtern, greifen Human Ressources Manager vermehrt auf innovative Softwaresysteme zurück, ohne deren Unterstützung heute kaum mehr ein Unternehmen auskommt. Von vielen Firmen wird eine digitale Einsatzplanung bevorzugt. Eine geeignete Software ist das Programm von eurodata, mit dem Schichtpläne erstellt und andere digitale Aufgaben wie der Aufbau von Einsatzplänen via Drag and Drop realisiert werden können. Dabei werden Fehlerquellen vermindert und Korrekturen unmittelbar vorgenommen. Das Aufgabenmanagement wird als Workflow und die Schichtplanung mit entsprechender Kostenaufstellung dargestellt. Mit Hilfe einer GPS-Stempeluhr lassen sich Mitarbeiter-Anwesenheitszeiten besser überprüfen. Weitere Informationen gibt es bei ed-portal.de/edpep. Der Personaleinsatz ist Teil der Planung im Rahmen der Personalbeschaffung und Personalentwicklung. In diesem Zusammenhang steht auch die Planung der Personalkosten, die auf Basis einer zuvor festgelegten Kostenstruktur durchgeführt wird. Von einem guten Software-System wird ebenfalls eine adäquate Unterstützung bei der unternehmerischen Planung sowie bei Personalentscheidungen erwartet.

Personalengpässen vorbeugen

Jede vorausschauende Planung basiert zu einem Teil auf Unsicherheiten und unvollständigen Informationen. Im personellen Bereich wird sowohl kurz-, mittel- sowie langfristig geplant. Bei den unterschiedlichen Bedarfsplanungen müssen deshalb Alternativen für Neubedarf, Ersatzbedarf, Reservebedarf, Mehrbedarf und Nachholbedarf gefunden werden. Die unterschiedlichen Aspekte, die es dabei zu berücksichtigen gilt stellen hohe Anforderungen an ein modernes Softwaresystem. Eine ständige und zuverlässige Personalverfügbarkeit ist dabei das wichtigste Element, um Personalengpässen vorzubeugen und einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Unternehmen zu ermöglichen. Weiterführende Informationen zum Thema finden sich ebenso wie Details auf de.wikipedia.org. Experten zufolge ist in den kommenden Jahren mit einer weiteren Digitalisierung im Planungsbereich zu rechnen.

 

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